Getting Things Done 2.0

Ik kreeg in reactie op mijn bericht over de Pomodorodag van meerdere lezers de vraag: hoe zit dat met die lijsten in dat Getting Things Done (GTD), de systematische aanpak voor jouw keuzes van de dingen die je te doen staan?

Ter illustratie publiceer ik hieronder met afbeeldingen een schematische weergave van de GTD-aanpak. En geef ik inzicht in mijn takenlijsten op basis van dit GTD-systeem. Ik sluit af met een video. Voldoende voor een eerste indruk van GTD en mijn daarbij gebruikte lijsten en software.

GTD is bedacht door David Allen, die deze werkwijze in het gelijknamige boek omschreef. Sindsdien zijn er meer boeken verschenen én een grote hoeveelheid informatie op het web.

Het doel van GTD is te functioneren als, zoals David Allen dat noemt, Autocraat. De rechterbovenhoek van onderstaande vierhoek. In combinatie met overal beschikbare toegang tot internet én het web 2.0 is GTD inmiddels GTD 2.0 geworden en kun je functioneren als Easycraat.

Click here to download:
GTD-Which_Quadrant.pdf (281 KB)
(download)

Vierhoek behorend bij de online GTD-Q test

GTD staat op onderstaande kaart uitgebreid uitgebeeld.

Gtd

GTD workflow map

De GTD Collect van de 'random input' doe ik bijna volledig digitaal. Er komt nog slechts weinig papier in mijn plastic inbakje thuis. Abonnementen op papier heb ik opgezegd. Vergaderstukken en andere informatie kan ik digitaal laten toezenden. Snailmail is inmiddels volledig vervangen door e-mail.

E-mail staat standaard al online in de cloud. Ik kan daar op een PC of notebook gewoon op de traditionele manier mee werken. Overal - ook onderweg - kan ik vandaag de dag echter al mijn e-mail ontvangen, bewerken en/of beantwoorden in de gecombineerde inbak in Mail op mijn iPhone en iPad. Aldus kan ik eenvoudig elke dag mijn e-mailbox leeg werken. Via dit weblog en met groepscontacten kan ik ook overal en altijd per e-mail communiceren, dankzij Posterous.

De hoeveelheid digitale informatie om uit te kiezen is op het web vrijwel onuitputtelijk. Het is overal beschikbaar zodra ik het nodig heb. Bijnal al mijn naslaginformatie en leesvoer, zoals boeken, rapporten, en nieuws, zijn als webpagina, PDF of eBoek te verkrijgen. Ik lees ik het met eReaders op de iPhone en iPad, zoals iBooks. Soms bestel ik nog een boek bij de Bicat - meer papier lees ik niet meer. Lezen doe ik dan ook meestal op de iPad, waar ik maar wil, met op de achtergrond muziek uit Spotify.

Ik heb geen last van informatie overload sinds ik mij vaardigheden heb aangeleerd om digitale informatie slim te filteren. Ik filter dagelijks door te zoeken met Google (aangevuld met mijn Google+), Wikipedia en WolframAlpha. Nieuws filter ik met behulp van de handige webfeeds, ingelezen in Google Reader + Mr Reader op de iPad, en naar eigen keuze opgeslagen op al mijn computers en telefoon in ReadItLater.

Twitter is voor mij ook een bron van actuele informatie. Het heeft een goede zoekfunctie en je kunt op thema lijsten maken. Ik lees de tweets gefilterd op iPad en iPhone met Twittelator Pro, Hitpad,  Flipboard en Zite.

Een eenvoudige weergave van de GTD-verwerking van al dat inkomend spul staat in onderstaand schema.

Gtd-workflow

GTD workflow chart

Na het verzamelen van gedachten en informatie en spul volgt in de GTD-aanpak de systematiche verwerking van al dat spul: GTD-process en GTD-organize.

In bovenstaand  schema staan meerdere verschillende takenlijsten. Mijn lijsten heb ik online (in de cloud) gezet met de software Remember The Milk en kan ik uitlezen, wijzigen en synchroniseren op mijn telefoon en alle computers. Ik kan dit dus altijd en overal doen. Op de Next Actions-lijst merk ik elke ochtend voor het ontbijt enkele activiteiten als pomodoro met een rood bolletje - intuïtief vanuit de context van die dag, onder meer: tijd, plaats, inschatting urgentie, voorkeur en mijn conditie. 

Foto

Mijn lijsten in Remember The Milk (scherm iPhone)

In mijn eigen configuratie van lijsten in Remember The Milk (RTM) sluit ik naadloos aan bij de GTD-aanpak. Naast het gebruiksgemak gaf de doorslag bij mijn keuze voor RTM: de volledige vrijheid om zelf te configureren hoe ik mijn taken noteer en uiltlees. Door het beperkte aantal lijsten en de korte titels met eenvoudige tekens passen al mijn lijsten geheel op het schermpje van mijn mobiele telefoon. Hierboven staan die lijsten op een screenshot van mijn iPhone.

Mijn reeks takenlijsten omvatten alle lists uit de GTD-workflowchart:

  • !  Next Actions - Taken om te doen wanneer ik kan en wil. Hieruit kies ik dagelijks enkele pomodoros.
  • ?  Maybe - Taken en projecten die ik misschien ooit zou willen gaan doen.
  • @ Waiting For - Taken die gedelegeerd zijn aan andere personen, maar zijn gerelateerd aan projecten van mijzelf.
  • #  Agendae - Personen en instanties met wie ik periodiek een gespreksafspraak heb. Met datums en gesprekspunten.
  • + Projects - Combinatie van twee of meer taken. Met GTD-projectplan, uitgeschreven in een notitie.
  • |  Checklists - Visie, principes, langetermijndoelen.
  • 43  Someday - Taken die datumgebonden zijn. Met datum. Mijn digitale Tickler File.

Taken op mijn lijst Next Actions zijn voorzien van een context. In RTM heb ik de contexts allemaal als locaties genoteerd, en vooraf laten gaan door een apenstaartje. Ik heb - als nomad worker - ook locaties toegevoegd die niet plaatsgebonden (geografisch) zijn. Mijn contexts zijn:

  • @home - In mijn woning in Nederland,
  • @hq  - Bij en met collega's in hun kantoor (toevallig ook ons HQ).
  • @lenne - In en rond mijn vakantieverblijf in Duitsland.
  • @pc  - Op een 'grote' computer. Notebook of desktop, met mijn data uit de cloud.
  • @phone - Met een telefoon. maakt niet uit waar of welke. Ik gebruik meestal mijn iPhone.
  • @shop - In een winkel of bij een dienstverlener, ergens onderweg.
  • @tablet - Op de kleine computer. In mijn geval een iPad.
  • @www - Op het web, zonder voorkeur voor een specifiek apparaat.

Naast Remember The Milk op mijn computers en telefoon heb ik thuis een plastic bak met daarin 43 hangmappen - mijn papieren Tickler File. In deze hangmappen berg ik spul en papier op, dat ik niet digitaal beschikbaar heb of makkelijk kan scannen. Dingen die ik op een specifieke dag nodig heb en er dan uit pak, bijvoorbeeld invulformulieren, treintickets en toegangspasjes.

Een papieren agenda gebruik ik allang niet meer. Ik gebruik Google Agenda (online in de cloud) en kan daaruit op al mijn computers en mijn telefoon mijn agenda's, de agenda van mijn echtgenote en onze gezamenlijke agenda's overal inzien en bewerken. Ik heb voor mijn planning genoeg aan de dagelijkse en de wekenlijkse GTD-review, samen met mijn echtgenote. Mijn werkagenda staat tevens openbaar online. Wie meer precies wil weten wat ik doe en waar ik ben kan mij volgen op Twitter, Facebook, Google+ en Google Latitude. Collega's kunnen dagelijks vlot kennis met mij delen via kringen in Google+ 

Mijn adressen staan in Google Contacts en zijn uit te lezen op al mijn computers en telefoon. Steeds meer mensen tref ik ook op LinkedIn, waar zij zelf wijzigingen van contactgegevens noteren, die ik eenvoudig kan synchroniseren met Google Contacts. Dit digitale adresboek kan ik inzien op mijn iPhone, iPad en in Google+

Ik ben voor mijn taken, dankzij de software Evernote, inmiddels vrijwel geheel papierloos. De  documenten en multimedia behorend bij de Projects - waarmee de meeste next actions samenhangen - en mijn References (naslagmateriaal, mijn digitaal archief) heb ik allemaal online (in de cloud) opgeslagen in Evernote en kan ik uitlezen, wijzigen en synchroniseren op mijn telefoon en alle computers. Ik heb alle benodigde documenten en andere informatie dus altijd en overal bij de hand, ook offline op de harde schijf van mijn iPad en iPhone. Ik kan los papier (notities, A4's, visistekaartjes, bonnetjes, Flipovers, e.d.) ook makkelijk met mijn iPhone scannen met JotNotPro of Genius Scan en in Evernote opslaan. Daar wordt alles geïndexeerd, zodat ik in mijn archief net zo makkelijk kan zoeken als met Google op het web. Met Perfect OCR kan ik zelf tekst uit scans halen om elders in te plakken. 

De aansluiting van gegevens in Evernote bij de taken in RTM maak ik door gebruik van de Note Links van Evernote en van exact dezelfde metadata, in de vorm van de aan mijn de taken, notities en documenten geplakte eensluidende Tags.

De gegevens in mijn GTD-systeem staan dus in Remember The Milk en Evernote. Ik kan de inhoud van mijn GTD-systeem hiermee altijd en overal inzien, aanvullen en heroverwegen.

Sinds vorig jaar heb ik geen kamer meer op kantoor. Het kantoor is overbodig geworden. Nu wij van de bond groot voorstander zijn van Het Nieuwe Werken, kan ik als vakbondsbestuurder maar beter ook het goede voorbeeld geven - als Mobo met het kantoor in mijn tas.

Op mijn werk kan ik ondersteuning krijgen van meerdere managers, rapportages, secretaresse, verouderde ICT-spullen, huisdrukker, voorlichter, postkamer, redacteur, beleidsadviseur, documentalist, marketeer of archiefmedewerker (DIV). Ik maak daar geen gebruik meer van. Deze staffuncties zijn door de digitale revolutie overbodig geworden. Mijn informatie vind, bewaar én deel ik sneller en makkelijker zelf - op het web en via sociale media.

Het zogeheten Nieuwe werken is niet nieuw meer. Het is er al. Het kan. Het is nog slechts iets 'nieuws' voor leidinggevenden die er niet mee om kunnen gaan en voor professionals die vanwege oude ingesleten werkpatronen nog niet zelf hebben gekozen om het gewoon te doen.

Door combinatie van

kan ik overal en altijd taken uitvoeren. 

Uitleg van GTD door David Allen aan personeel van Google

  "The two questions that bring clarity to most anything are: What's the successful outcome? And, what's the next action to make it happen?" - David Allen

GTD maakt het mij gemakkelijk om overzicht te houden en mijn eigen verantwoordelijkheid te nemen bij het uitvoeren van taken die resulteren in de succesvolle uitkomsten die mijn leden en werkgever van mijn werk verwachten. Tegelijk helpt GTD mij om balans en volop plezier in mijn leven te behouden.

Meer informatie